administrasi online 1

 bissmillahirrohmanirrohim

assalamualaikum wrwb

setelah ibu jelaskan kemarin di kelas ibu akan jelaskan lagi materi selanjutnya ya...

masih ingat ya kemarin kita membahas apa itu Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan

Manfaat Administrasi

Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain :

a.          Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.

b.         Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk , hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.

c.          Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.

d.         Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.

Adapun kegiatan yang dikerjakan meliputi

a.         Melayani pelaksanaan kegiatan operasional dari suatu unit kerja

b.        Menyediakan berbagai informasi/data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan atau kebijaksanaan

c.         Membantu kelancaran tugas sehari-hari dari suatu unuit kerja

Dalam kegiatan penjualan ada beberapa hal yang harus dilakukan dan dicatat sebagai bahan acuan mengevaluasi hasil penjualan,sebagai alat ukur untung/rugi dari transaksi yang dilakukan :

 Untuk pembelian tunai bukti transaksi yang diperlukan yaitu nota kontan dan kuitansi sedang pembelian kredit hanya menerima faktur

Sedangkan berkas-berkas  administrasi transaksi pembelian yang diperlukan dalam  adalah bukti permintaan, surat pesanan, bukti penerimaan barang dan kartu persediaan

1.        Bukti permintaan dari gudang

Bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan menyangkut hal-hal sebagai berikut:

·           Jenis barang dan spesifikasinya

·           Banyaknya barang yang diminta

·           Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian gudang

·           Tanggal permintaan

Contoh

NOTA PERMINTAAN BARANG

TANGGAL :

NO	JENIS BARANG	MERK	JUMLAH	KETERANGAN

Bagian Pembelian Kepala Bagian Gudang

(………………………) (…………………………………..)

Keterangan :

·           Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang

·           Nomor diisi dengan nomor urut

·           Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta

·           Merk diisi sesuai dengan merk barang yang diminta

·           Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta

·           Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang habis, atau hal lainnya.

2.        Surat Pesanan

Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier, maka pesanan seharusnya dibuatkan surat pesanan. Untuk membuat surat pesanan, bagian pembelian melihat daftar harga dan persyaratan yang diajukan oleh beberapa supplier, sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih menguntungkan bagi perusahaan.

Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai berikut.

·           Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon perusahaan)

·           Nama perusahaan (nama supplier)

·           Jenis dan merk barang yang dipesan

·           Harga barang yang dipesan

·           Kesanggupan pembayaran

·           Tanggal pesanan

·           Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan

Contoh surat pesanan

ARI’S COMPUTER

Jl. Raya Hankam RT 01/05 Nomor 10 Bekasi

e-mail. Aries@gmail.com

SURAT PESANAN

No. 22/A/VIII/2015

Kepada : Toko Laris

Jl. Ridan No. 117 Bekasi

Berdasarkan hasil negosiasi, dimohon anda memenuhi pesanan kami,

No	Nama Barang	Tipe/Jenis	Quantity	Harga @satuan	Total Harga
	Jumlah

Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 10 Agustus 2015. Pembayaran : Bersamaan dengan ini kami transferkan pembayaran ke rekening saudara.

Bekasi,  01 Agustus 2015

Direktur

Ganang RN

Keterangan :

·      No. diisi dengan nomor urut

·      Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan

·      Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan

·      Quantity diisi jumlah barang yang dipesan

3.             Penerimaan Barang

Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang ada secara fisik. Periksa jumlahnya, spesifikasinya, kondisi dengan mencoba barang tersebut jika diperlukan dan cocokkan dengan surat pesanan, nota kontan atau faktur dari penjual dan bukti fisiknya.

Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika ya, maka kirimkan barang tersebut di gudang, tetapi jika tidak, maka kembalikan barang kepada penjual.

4.             Kartu Persediaan

Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan. Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi. Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan adalah Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.

Contoh :

PLU :…………………                      Kode lokasi :……………………..

Nama barang :…………….......          Kapasitas area:……………………..

Kartu Persediaan

Supplier

Nama : …………………………. Kode : ……………………

Nama : …………………………. Kode : ……………………

Nama : …………………………. Kode : ……………………

Tgl	No.dokumen	Masuk	Keluar	Saldo	Harga beli	ket.

Keterangan:

·                PLU diisi dengan kode PLU

·                Nama Barang diisi dengan nama barang

·                Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang

·                Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang

·                Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode

·                Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang

·                Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan nomor permintaan dari display untuk barang keluar

·                Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang keluar

·                Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)

·                Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan

·                Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas pesanan

b.        Berkas- berkas  Administrasi Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan bisa dilakukan secara kredit maupun tunai. Transaksi penjualan dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan ( diterimanya surat pesanan)

Adapun berkas administrasi transaksi penjualan secara kredit dapat dilakukan sebagai berikut:

a.             Faktur ( invoice )

Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

Contoh faktur

PT ANUGERAH                                           Jakarta, 7 Juli 2015

Jl. Raya Hankam No 2                        Kepada: Toko Bima

Bekasi                                                 Jl. Raya Pondok Gede No. 34

                                                            Jakarta Timur

Faktur  No. 122/AN

No	Jenis Barang	banyaknya	Harga Satuan	Jumlah
1	Komputer assu	2	Rp.7.500.000	Rp. 15.000.000
2.	Meja Komputer	2	Rp.1.000.000	Rp.   2.000.000
Jumlah				Rp. 17.000.000

Pembayaran 5 Agustus 2015                                  Hormat  kami,

Diterima oleh                                                              Bagian Penjualan

(..................)                                                                (............................)

Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :

·           Nama dan alamat penjual

·           Nomor faktur

·           Nama dan alamat pembeli

·           Tanggal pemesanan

·           Tanggal pengiriman

·           Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

b.         Kuitansi ( official Receipt )

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :

·           Nama yang menyerahkan uang

·           Jumlah uang yang dibayarkan

·           Tanggal penyerahan uang

·           Nama dan tanda tangan yang menerima uang

c.              Nota debet ( Debit Memo )

Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

d.             Nota kredit ( Credit Memo)

Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

e.              Cek ( Cheque )

Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cekuntuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

f.         Bilyet giro

Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

g.             Rekening Koran

Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

kemarin kita sudah praktek pengisian nota/faktur selanjutnya nanti kita akan praktek pengisian soal berkas administrasi lainnya silahkan pelajari dulu ya